Huishoudelijk Reglement
De tekst (gedateerd juni 2009) is ook in PDF-formaat beschikbaar; klik button:
De tekst (gedateerd juni 2009) is ook in PDF-formaat beschikbaar; klik button:
Artikel 1
Toelating van leden.
- Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam van het gewone lid vermeld.
- De ledenadministratie of de secretaris deelt het bestuursbesluit betreffende de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan betrokkene mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven medegedeeld, die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van de statuten en van dit huishoudelijke reglement bijgevoegd.
Opzegging, ontzegging en schorsing.
- Indien het bestuur voornemens is een besluit tot opzegging, ontzetting of schorsing te nemen als bedoeld in artikelen 14 of 15 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgaven van redenen van dit voornemen in kennis.
- Het betrokken lid kan binnen veertien dagen bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.
- Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
Voorzitter
- De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
- Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 30 van de statuten, de Ledenvergadering en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergadering de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergadering toezicht op handhaving.
- Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering daarover geen besluit neemt.
- Hij handhaaft de orde in de vergadering.
- Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
Secretaris
- De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening over aan de voorzitter.
- Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 30 van de statuten, de notulen van de ledenvergadering en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventuele door het bestuur aangebrachte wijzigingen teven op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijziging werd besloten.
- Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
- Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen stukken. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven, worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
- Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende, een afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen, ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
- Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de secretaris ter inzage.
- Hij draagt er door registratie van alle in een ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze kan stemmen.
- Jaarlijks stelt hij tijdig een jaarverslag over de toestand der vereniging samen, dat na vaststelling door het bestuur in overeenstemming met artikel 26 van de staturen kan worden uitgebracht.
- Het bestuur kan besluiten dat een deel van de werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 24 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
Penningmeester
- De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie van de leden.
- De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
- De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging, bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag, delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
- De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van artikel 26 van de statuten.
- Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 26, tweede lid, van de statuten.
- Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur, in overeenstemming met artikel 26 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen van het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
- Het bestuur kan bepalen dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan een overzicht, zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan in de boeken van de vereniging worden verantwoord.
Bestuursvergaderingen.
- Het bestuur vergadert als de voorzitter en ten minste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
- De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste veertien dagen tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van vergadering in kennis gesteld.
- De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
- Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten minste tweederde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
- Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.
Einde bestuurslidmaatschap
- Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Commissies
- De leden van commissies als bedoeld in artikel 24 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
- Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
Kascommissie; tussentijds onderzoek
- De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur, hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 27, derde en vierde lid van de statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
- Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredende penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
- De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
Ledenvergadering; agendapunten en voorstellen
- De ledenvergadering kan geen besluit nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
- Van brieven die aan de ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt "Ingekomen stukken" mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een nader agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De ledenvergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
- Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan tweemaal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
- Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
- Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
- Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Amendementen met betrekking tot een statutenwijziging moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het ten minste door vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
- Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het ten minste door vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
- Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraag wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
Ledenvergadering; stemmingen
- Een in een ledenvergadering uitgebrachte stem is ongelding indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
- Een schriftelijke stemming is ongelding, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.
Ledenvergadering; orde
- De voorzitter kan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
Geldmiddelen
- De contributie dient uiterlijk 1 februari van het lopende verenigingsjaar te zijn voldaan.
- Leden die na 1 februari van het lopende verenigingsjaar lid worden dienen de contributie binnen een maand na het besluit van toelating, conform artikel 1, tweede lid, te voldoen.
- Leden die na 1 juli van het lopende verenigingsjaar lid worden, betalen voor het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie mits zij gelijktijdig de jaarcontributie voor het volgende verenigingsjaar betalen.
- Het bestuur heeft het recht op grond van artikel 14 van de statuten van een lid het lidmaatschap op te zeggen wegens wanbetaling.
- Ook na opzegging van het lidmaatschap behoudt de vereniging recht op betaling van de achterstallige bedragen.
- De aldus opgezegde leden worden pas weer toegelaten indien de achterstallige bedragen zijn aangezuiverd.
Representatie
- De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.
Orgaan van de vereniging.
- Het bestuur bevordert, dat tenminste zes maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
- Het bestuur benoemt op grond van artikel 24 van de statuten een redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en ten minste twee leden die geen lid zijn van het bestuur.
- Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad na overleg met de redactiecommissie.
- De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
- Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met de weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
- In het clubblad wordt in ieder geval vermeld casu quo opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de commissies en hun correspondentiegegevens;
c. wijzigingen in het ledenbestand;
d. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
e. de hoogte van de contributie en van andere bedragen voor geleverde diensten, almede de wijze van betaling. - Het advertentietarief wordt bepaald door het bestuur. De redactiecommissie beslist over de plaatsing van advertenties.
- Nieuwe leden ontvangen nadat zij hun contributie hebben voldaan zoals vermeld in artikel 13, met ingang van de eerstvolgende editie het clubblad. Het bestuur kan de verzending van het clubblad staken indien een lid niet aan zijn betalingsverplichting voldoet als vermeld in artikel 13.
Vergoedingen
- De leden van het bestuur kunnen ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti- en telefoonkosten genieten.
- De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto gemaakt kan worden, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed, dat door de ledenvergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
- Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
- De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden uiterlijk één maand na het jaar waarin zij zijn gemaakt.
- Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van de commissies en anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
Introductie
- Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een ledenvergadering is echter uitsluitend artikel 29, tweede lid, van de statuten van toepassing.
Vrijwilligersvergadering
- Ten minste één maal per jaar belegt het bestuur een vrijwilligersvergadering. Het bestuur bevordert dat een meerderheid van het bestuur hierbij aanwezig is. Het vrijwilligersoverleg behelst een bespreking van het functioneren van alle werkgroepen en commissies alsmede het doen van voorstellen ter verbetering van het functioneren. Het bestuur verzorgt de notulen van de vergadering en verspreidt deze binnen twee maanden na de vergadering. Op voorstellen en vragen van de commissie en werkgroepen zal het bestuur binnen twee maanden schriftelijk reageren.
Onvoorziene gevallen
- In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording af aan de ledenvergadering.
